1. 事業者情報
合同会社Promotize（以下「当社」）は、FRM（外国人材管理プラットフォーム）の提供にあたり、以下のプライバシーポリシーを定め、個人情報の適切な保護・管理に努めます。
- 法人名: 合同会社Promotize
- 代表者: 伊藤 広宣
- お問い合わせ: t-ito@promotize.jp
2. 取得する個人情報の種類
当社は、サービスの提供にあたり以下の情報を取得します。
- 外国人材に関する情報: 氏名、国籍、生年月日、性別、在留カード番号、パスポート番号・有効期限、在留資格・期間、住所（日本）、緊急連絡先
- 雇用・研修に関する情報: 勤務先企業名、職種、賃金、入国日・研修開始・終了日、健康診断結果
- 利用者（監理団体・受入企業担当者）に関する情報: メールアドレス、ログイン情報、操作履歴
- アクセス情報: IPアドレス、ブラウザ情報（セキュリティ監視目的）
3. 利用目的
- FRMサービスの提供・運営・改善
- 利用者が選択したAI支援機能における書類画像の読み取り、分類、翻訳・文案生成
- 書類管理・巡回指導・監査記録の管理支援
- 法令（技能実習法・育成就労法）への対応支援
- 不正アクセス・セキュリティインシデントへの対応
- サービスに関する通知・お問い合わせ対応
4. 第三者提供
当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上・児童の健全育成のために必要な場合
- 国の機関等の法令所定事務への協力が必要な場合
5. 委託先（サブプロセッサー）
当社は、サービス提供のために以下のサービスに個人情報処理を委託しています。
| サービス | 用途 | 取扱い |
|---|
| Supabase | データベース・認証・ファイル保管 | 契約・設定を確認 |
| Vercel | アプリケーション配信・実行 | 契約・設定を確認 |
| Anthropic（Claude） | 選択されたAI支援機能の画像・文書処理 | 該当機能で入力を送信 |
| Google（Gemini） | 選択されたAI支援機能の画像・文書処理 | 該当機能で入力を送信 |
| Sentry・Axiom | エラー・運用ログ | 契約・設定を確認 |
| Upstash | アクセス頻度の制御 | 契約・設定を確認 |
AI機能では入力した画像・文書が上記AI事業者に送られる場合があります。処理地域、再委託先、国外移転の法的措置は契約・設定と処理経路ごとに確認します。特定地域での処理や標準契約条項の締結を一律には保証しません。
6. 保有期間と削除
- 外国人材データ: 在留期間終了後3年という従来の削除目安を含め、対象記録ごとの法令・契約上の保管義務を確認します。現時点でこの期限による一律の自動削除は行っていません。
- 操作ログ: 一般の運用ログのうち期限処理対象と明示分類したものは作成後1年で処理します。既存の監査ログは保護対象を初期値としており、一律には削除しません。MCPのツール呼出ログは保留がない場合に180日で期限処理します。
- 契約終了時: 利用規約のCSV提供期限（終了から30日以内）を請求台帳で管理します。削除は法令上の保存義務・係争・請求対応を確認し、保留時は理由を記録します。全データの一律自動削除は行っていません。
7. 開示・訂正・削除の請求
個人情報の開示・訂正・利用停止・削除の請求は、以下の窓口までご連絡ください。
Email: t-ito@promotize.jp
ご本人確認のうえ、法令で定める期間内に対応いたします。
8. Cookie・アクセス解析
当社は、認証セッション管理のためにCookieを使用します。Google Analytics等の第三者アクセス解析ツールは現時点では使用していません。
9. 安全管理措置
- HTTPSによる通信保護
- クラウド事業者の保存時保護設定の利用
- 行レベルセキュリティ（PostgreSQL RLS）によるマルチテナント分離
- ログイン失敗回数の制限
- エラー・異常アクセスの記録と確認
- 詳細はセキュリティページをご参照ください。
10. プライバシーポリシーの改定
本ポリシーは、法令の改正やサービスの変更に伴い改定することがあります。重要な変更は、サービス画面上でお知らせします。